סריקת מסמכים – איך בוחרים שירותי סריקה באתר הלקוח?

כשאתם מחפשים שירותי סריקת מסמכים ליצירת ארכיב דיגיטלי (ארכיון מסמכים ממוחשב / ארכיון אלקטרוני), מומלץ להיצמד למתכונת הבאה: בין אם מדובר בהליך סריקת מסמכים במשרדי חברתכם או בסריקת מסמכים בלשכת הסריקה (או בכל מקום אחר), יש להגדיר נכון את אופן שירותי הסריקה שמתאימים לכם (הקמת מערכות לניהול משרד ללא נייר מצריכות ידע טכני מתאים ויכולת ניהול מוכח לפרוייקט שכזה).

אנחנו מציעים לכם לבקש לפחות 3 הצעות מחיר לפתרון הסריקה. חשוב לדעת באיזה מערכות סריקה וקטלוג מסמכים משתמשת כל חברה והאם היא מתאימה לכם. יש בשוק מגוון תוכנות סריקה וחשוב לוודא שתוכנת הסריקה מתאימה לצרכים שלכם.

1. בדקו אם החברה נותנת לכם ייעוץ מקצועי ללא תשלום לפני שאתם מזמינים את שירותיה.
2. התעקשו לקבל הצעת מחיר לארכיון דיגיטלי (משרד ללא נייר) במספר אופציות ורמות.
3. בדקו מהי רמת האבטחה שנוקטת החברה ביחס לתכני המסמכים (ריגול תעשייתי).
4. בדקו האם החברה מוכרת גם תוכנה לניהול מסמכים (ארכיון דיגיטלי) וסורקי מסמכים. אם כן -  זה עדיף. תוכלו לקבל את כל הפתרונות בבית אחד.
5. בקשו לקבל את האופציה לרכוש סורק מסמכים (סורק ארכיון מקצועי) וליישם בהמשך את פתרון הסריקה על חומר חדש בעצמכם.
6. בדקו באיזו תוכנה לסריקת מסמכים החברה משתמשת.
7. אם יש לכם צורך גם של סריקת תמונות, סריקת ספרים או סריקת שרטוטים ומפות בדקו עם החברה כיצד תתבצע ההפרדה בין המסמכים הללו לקבצים האחרים ובאיזו רזולוציה הם ייסרקו. סריקת תמונות מחייבת אלבום דיגיטלי מתאים.
8. במידה והסריקה מתבצעת במשרדי חברת הסריקה, תאמו עם החברה באיזה אופן המסמכים מועברים אליהם (ומי נושא בעלות השינוע הלוך וחזור).
9. בדקו כיצד יוגדר האינדקס (מספר תווים ורמות).
10. הגדירו מי מכין את המסמכים לסריקה, מי מפרק תיקיות וקלסרים, מי משדך בחזרה את המסמכים המשודכים.
11. הגדירו האם אתם רוצים שם לכל מסמך או שם לכל קבוצת מסמכים הומוגנית.
12. הגדירו כיצד אתם רוצים לקבל את הקבצים הסרוקים (DVD, דיסק נשלף, או אמצעי אחר).
13. הגדירו באיזו רזולוציה אתם רוצים שהמסמכים ייסרקו ואיזה פורמט אתם רוצים (JPEG, GIF, TIFF, PDF). סריקת מסמכים ל PDF נפוצה מאוד. סריקת מסמכים לוורד מצריכה פעולת ביניים ושימוש ב – OCR.
14. בדקו מהי רמת הבקרה של חברת הסריקה על מסמכים שלא נסרקו (לדוגמה: שני מסמכים שנכנסו יחד לתעלת הסריקה ונסרקו כמסמך אחד)
15. הגדירו את רמת ניקוי המסמך שאתם רוצים. האם אתם רוצים שצבעים מסוימים לא ייסרקו, האם אתם רוצים שהסורק יישר מסמכים עקומים?
16. זיהוי טקסט - האם אתם רוצים OCR עברי או OCR בשפה אחרת? האם אתם צריכים OCR  על כתב יד? מה אחוז השגיאות בזיהוי הטקסט שאתם מוכנים לסבול?
17. הגדירו מהם אמצעי הצפייה בקבצים הסרוקים. האם הקבצים יהיו ברי חיפוש?
18. ניהול מסמכים סרוקים - הגדירו האם אתם רוצים מפתוח של הקבצים הסרוקים ובאיזו רמה.
19. האם החברה הסורקת תשמור גיבוי למסמכים שנסרקו?
20. חתימה אלקטרונית – יש לכם צורך בפתרון כזה? בדקו אם החברה יכולה לתת לכם מענה מתאים.
21. שירותי ארכיב וגניזה - מה אתם עושים עם מסמכי המקור? שולחים לגניזה בארכיון (בית ארכיב / בית גניזה / שירותי ארכיון) או שאתם מבערים את החומר?
22. הגדירו באיזה אופן המסמכים יוחזרו אליכם.

בהצלחה!!!

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) - הצעתמחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.   http://www.printers.org.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il