סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה! / יוחאי ר

סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה!

 

סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים. כל כך מדהים עד כדי כך שכיום ניתן לרכוש סורק מסמכים בסיסי במחיר של כ- 300 ₪ ולקבל יכולת עצמאית של סריקת מסמכים בארגון, בבית או במשרד.

המצאת הסורק וכניסתו לשימוש בכל משרד אפשרה למשרדים ולארגונים להפוך את מסמכי הנייר שלהם לקבצי מחשב הניתנים לשמירה, לעריכה, למשלוח ועוד.

 

מי צריך כל כך הרבה קלסרים?

השימוש בסורקי המסמכים המודרניים הפך כיום להיות זול לכל נפש והוא מצריך יכולת טכנולוגית בסיסית של המשתמש כדי שיוכל לבצע הליך של סריקת מסמכים.

היתרונות הרבים הגלומים בהליך סריקת מסמכים מאפשרים לחברות ועסקים בכל גודל לדלל את שטחי האחסון במשרד ולחסוך תוך כדי כך כסף רב.

במקום למלא מחסנים בקלסרים עבי כרס, רוכשים סורק מסמכים מקצועי לארכיון, מבצעים סריקת מסמכים לאחר תכנון מוקדם של הליך הסריקה, ובסוף התהליך מקבלים מעין רפליקה דיגיטלית של כל מסמכי הנייר בארגון. זה כל כך פשוט וכל כך משתלם.

 

מצטרפים למהפכה הירוקה

מלבד היתרון הפיננסי העצום בדילול שטחי האחסון במשרד אתם תורמים לכדור הארץ. סריקת מסמכים מסתמנת כהליך "ירוק" שמטרתו חסכון בייצור נייר, חסכון בשטחי משרד (חסכון באנרגיה הנדרשת לתפעול שטחים אלה), חסכון ברכישת קלסרים (שאף הם עשויים מעץ), חסכון באשפה ופסולת, חסכון בזמן איתור המסמך הרצוי ועוד.

 

איך למצוא מחט בערמה של שחת?

עצם המעבר לשיטת ניהול מסמכים (משרד ללא נייר) אתם מייעלים את העבודה בארגון שלכם. אם אתם מחפשים מסמך מסוים אך אינכם זוכרים נתונים לגביו. אתם יודעים שהוא עוסק בנושא מסוים, אתם יכולים להקליד בתוכנת הארכיון הדיגיטלי את מילת החיפוש הרלבנטית, והמחשב כבר יאתר את המסמך הרצוי מבין מיליוני המסמכים שלכם.

 

לחפש מילה קטנה זה לא פשוט...

דמיינו עורך דין המחפש מילה קטנה בתוך חוזה ישן (לא ממוחשב) של 300 דף. האם זה הגיוני לשבת ולקרוא את כל החוזה כדי לאתר את אותה מילה? לא יותר פשוט לסרוק את המסמך, לבצע עליו OCR  ולהקליד את המילה הרצויה?

חבל על הזמן (והכסף) שתבזבזו בחיפושים אחרי הנתונים הנדרשים לכם. בואו נעשה צעד נוסף קדימה. אותו עורך דין צריך לאתר את אותה מילה בחוזה ולשלוח ללקוח שלו את הדף בו היא מופיעה. לא יותר פשוט לשלוח קובץ בדואר האלקטרוני?

 

שרידות, רבותי, שרידות

סריקת מסמכים אינה מחייבת אתכם לוותר על מסמכי המקור, היא מאפשרת לכם לנהל בקלות ובמהירות את המסמכים שלכם במערכת ממוחשבת של ארכיון דיגיטלי מהיר.

ופרט חשוב אחרון – סריקת מסמכים מאפשרת לכם גיבוי לידע המצוי בארגון. שמירת הקבצים הסרוקים במערכות גיבוי משמרת את הידע ומגדילה את השרידות במקרה של אסון (התאומים לדוגמה). כשיש לכם גיבוי במספר אתרי משנה, אתם פחות חשופים לאסונות כגון שריפה, שיטפון, רעידת אדמה, פיצוץ וכדומה.

אם עדיין לא סרקתם את המסמכים שלכם, תתחילו לחשוב על זה. זה קל, מהיר ופשוט.

לפרטים נוספים היכנסו לאתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il

יוחאי ר
יזום והפעלת אתרי אינטרנט
סריקת וגריסת מסמכים
סקאנבוק - סריקת וגריסת מסמכים
סקאנבוק מספקת שירותי סריקת מסמכים, קלסרים וספרים. גריסת מסמכים לפתיתים בתקן בטחוני, זיהוי טקסט (OCR), המרת קבצי PDF לוורד ואקסל.
-
כפר סבא
0545880060
קישור לאתר
מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני
תאריך: 16/6/2011
 


מאמרים נוספים בתחום מחשבים וטכנולוגיה - מיחשוב ארגוני

סריקת מסמכים - לעסקים קטנים ולארגונים גדולים / יוחאי ר
סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי הפכה בשנים האחרונות מפעולה השמורה לעסקים בודדים לתופעה גורפת המבוצעת בעסקים וארגונים רבים. כל עסק, קטן כגדול מכירים בחשיבות של חיסכון בזמן ובמקום להצלחת העסק.
סריקת מסמכים - באיזה ציוד כדאי להשתמש ? / יוחאי ר
כדי לסרוק מסמכים אתה לא צריך יותר מאשר סורק שולחני פשוט ובסיסי. כמובן שאיכות הסריקה וקצב הסריקה יהיו בהתאם לאיכות הסורק בו תשתמש, אבל באופן עקרוני כל אחד יכול לסרוק מסמכים.
סריקת מסמכים - איך בוחרים סורק מסמכים טוב / יוחאי ר
המשרד שלך מלא במסמכים. הררי מסמכים בכל פינה. קלסרים מוצבים בכל מדף פנוי ונראה שהגעת למיצוי הקיבולת של המשרד שלך לצורך אחסון המסמכים.
סריקת מסמכים - איך סורקים מסמכים בפורמט רחב / יוחאי ר
אם הזדמן לכם להגיע ללשכת שירות או למכון העתקות כדי להזמין שרטוטים אדריכליים, מפות או פוסטרים. לבטח ראיתם את המכשור הגדול המתאים לצילום והדפסת מסמכים בפורמט רחב.
סריקת מסמכים - למה חשוב לבקש הצעת מחיר? / יוחאי ר
הגישה העולמית להקטין את כמות הנייר המתבזבז בהליכים מסוימים הולכת וצוברת תאוצה גם בארץ. במקום להדפיס או לצלם מסמכים מכל סוג, סורקים את המסמכים ושומרים במחשב.
סריקת מסמכים – מי שלא סורק מסמכים, טועה! / יוחאי ר
סורק המסמכים הראשון הומצא בארה"ב בשנת 1957 ומאז ועד היום שופרה טכנולוגיית הסריקה בקצב מדהים.
סריקת מסמכים - סריקת מפות – סריקת שרטוטים, איך עושים זאת? / יוחאי ר
מה אתה עושה כשאתה צריך ליצור לך עותק של מפות ושרטוטים? מה אתה עושה לאחר שסיימת להשתמש במפות ושרטוטים שקיבלת בגודל A0, ואין לך את קבצי המקור שלהם, רק את הנייר עצמו?
ניהול מסמכים – איך עושים זאת בקלות ובמהירות? / יוחאי ר
בהנחה שהפנמת כבר את הצורך במעבר ניהול הידע של הארגון שלך לארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך פתרון לניהול מסמכים, אתה צריך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה בהתחשב במספר פרמטרים כגון: שיתוף מסמכים...
ארכיון דיגיטלי – הדרך החכמה לניהול המסמכים שלכם / יוחאי ר
סריקת מסמכים והסבת מנגנון הנייר למערכת ארכיון דיגיטלי נמצאת בתאוצה בשנים האחרונות ומשרדים רבים מצטרפים מידי יום לארגוני הענק שכבר ביצעו הסבה מלאה למערכות לניהול משרד ללא נייר.
סריקת מסמכים – איך בוחרים שירותי סריקה באתר הלקוח? / יוחאי ר
כשאתם מחפשים שירותי סריקת מסמכים ליצירת ארכיב דיגיטלי (ארכיון מסמכים ממוחשב / ארכיון אלקטרוני), מומלץ להיצמד למתכונת הבאה: