סריקת מסמכים - איך בוחרים סורק מסמכים טוב?

 

 

המשרד שלך מלא במסמכים. הררי מסמכים בכל פינה. קלסרים מוצבים בכל מדף פנוי ונראה שהגעת למיצוי הקיבולת של המשרד שלך לצורך אחסון המסמכים.

מחוסר ברירה הגעת להחלטה שהגיע הזמן לבצע סריקת מסמכים. את היתרונות הרבים הגלומים בסריקת מסמכים מנינו במאמרים קודמים וכעת עליך להחליט האם להיעזר בשירותי סריקה של חברה חיצונית או שמא החלטת לסרוק את המסמכים באמצעות כוח האדם הקיים במשרד.

 

בהנחה שהחלטת לסרוק את המסמכים במשרד ולא להיעזר בשירותי סריקה חיצוניים עליך לבחור סורק מסמכים מתאים למשימת הסריקה. בשוק קיימים סורקים רבים ולא פשוט לבחור את סורק המסמכים המתאים מבין המבחר הגדול כדי לקדם את המשרד לחזון הירוק של "משרד ללא נייר".

 

כיוון שסורק המסמכים הרצוי לך מיועד למשימת סריקה פנימית ולא לצרכים עסקיים אין צורך בסורק מסמכים מקצועי או תעשייתי. אתה יכול להסתפק בסורק ארכיון בסיסי שיענה על אפיון הסריקה שעליך לעשות לפני תחילת יישום הפרויקט.

 

ראשית חשוב לדעת מה כמות המסמכים שאתה מתכנן לסרוק.

אם החלטת לסרוק 100 מסמכים אין טעם לרכוש סורק מקצועי עם מזין מסמכים אוטומטי ויכולות סריקה דו צדדיות. במקרה זה אתה יכול להסתפק בסורק עם משטח סריקה (שיאפשר לך לסרוק גם תמונות). סורק עם משטח סריקה מאפשר לך לסרוק בכל פעם מסמך אחד. אתה מרים את המכסה, מכניס מסמך הפוך ולוחץ על הכפתור. הקובץ שנוצר נשמר לתיקיה שמוגדרת בתוכנת הסריקה הנלווית לסורק.

 

למטרת סריקת מסמכים, יש לך כמות של מאות רבות או אלפי ואפילו עשרות אלפי מסמכים, עליך לרכוש סורק מסמכים עם מזין נייר אוטומטי. אם המסמכים שלך מודפסים משני צידי הדף אתה צריך סורק דופלקס שיסרוק בכל פעם דף אחד אבל ייתן לך שני קבצים: אחד של החלק הקדמי והשני של החלק האחורי. סריקה מסוג זה חוסכת זמן רב. כדי שלא תצטרך לקחת את חבילת המסמכים, להפוך אותה ולסרוק שוב, אתה עושה את כל התהליך בלחיצת כפתור אחת.

 

נקודה נוספת היא איכות הסריקה הרצויה לך. אם המסמכים שלך ברורים וקריאים ואתה לא מתכנן להעביר אותם תהליך זיהוי טקסט (OCR) אתה יכול להסתפק באיכות סריקה של 100DPI. בימינו כבר לא מוכרים סורקים כאלה וכמעט כל הסורקים מוצעים עם איכויות סריקה ברזולוציה של 600DPI (מייצרת תמונה איכותית, ברורה וקובץ בנפח גדול. מתאימה לסריקה איכותית של מסמכים וסריקה של תמונות).

 

יש סורקים שמצוידים בתוכנת עזר המאפשרת ניקוי רעשים של מסמכי המקור, ניקוי צבעים ומרקרים, העלמת קמטים ושאר בעיות. אם תוכל לרכוש סורק עם תוכנה מתקנת במחיר טוב, אל תהסס. יחד עם זאת, כיוון שאתה לא מתיימר להקים לשכת סריקה או להתחיל לתת שירותי סריקה, חשוב שתרכוש סורק ידידותי למשתמש, סורק שקל לתפעול ולא מצריך כישורים של מדען טילים.

כיום כל סורק מציע חבילת תוכנות שמאפשרות למשתמש ליצור קבצי PDF, ליצור אינדקס בהתאם להגדרות שתבחר, להגדיר שמות עוקבים לקבצים וכדומה.

 

 

פרמטר נוסף חשוב הוא קצב הסריקה הרצוי לך. אם אתה לא ממהר לשום מקום ויכול להסתפק בקצב של 10-20 עמודים לדקה, החור שיהיה לך בכיס מקניית הסורק לא יהיה נורא. אם אתה רוצה סריקה מהירה, תתכונן להוצאה גדולה יותר. סריקת מסמכים מהירה תקטין את משך הפרויקט ותאפשר לך לפנות כוח אדם למשימות אחרות.

כדי ליצור ארכיון דיגיטלי אתה תצטרך לשלב את הקבצים הסרוקים (כל קובץ צריך שם שיאפיין את תוכנו) בתוכנת ניהול מסמכים.

 

סורק מסמכים מהיר שסורק משני צידי הדף באיכות גבוהה ומצויד במזין נייר אוטומטי יעלה מן הסתם הרבה יותר מסורק שולחני רגיל שנמכר בכל קרן רחוב.

 

לאחר שתענה על כל השאלות ותגדיר היטב את פרויקט הסריקה שלך יהיה לך קל יותר למצוא סורק מתאים.

 

הכותב הוא מנהל האתרים:

דוקיומנטס (Documents) – ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי.  http://www.documents.co.il

פרינטרס (Printers) - הצעתמחיר בקליק למדפסות, מכונות צילום, מתכלים, תוכנות הדפסה, שירות ותחזוקה.   http://www.printers.org.il

מסמכים (Mismachim) - סריקת מסמכים, משרד ללא נייר, סריקת ארכיון מסמכים.  http://www.mismachim.co.il